Unterlagen beglaubigen lassen

Wenn du dich in Deutschland bewirbst oder BehördengÀnge machst, musst du gelegentlich beglaubigte Unterlagen vorlegen. Was ist das und wie kannst du Unterlagen beglaubigen lassen?

Die wichtigsten Fragen und Antworten zum Thema Unterlagen beglaubigen lassen

  1. Was sind beglaubigte Unterlagen?

    Eine beglaubigte Unterlage ist die Kopie eines Originaldokuments. Beglaubigt bedeutet, dass eine deutsche Behörde mit Stempel und Unterschrift auf der Kopie versichert, dass diese Kopie mit dem Original des Dokumentes ĂŒbereinstimmt.

  2. Welche Unterlagen kann man beglaubigen lassen?

    Du kannst in der Regel alle diejenigen Dokumente beglaubigen lassen, die von einer Behörde stammen oder fĂŒr eine Behörde vorgesehen sind. Möchtest du ein Dokument beglaubigen lassen, dass diese Kriterien nicht erfĂŒllt, musst du kreativ werden. Vielleicht möchtest du ja ein Archiv mit beglaubigten Abschriften deiner Dokumente anlegen, falls du sie einmal spĂ€ter fĂŒr einen Behördengang brauchst. Damit hast du eine BegrĂŒndung.

  3. Wie lange ist eine Beglaubigung gĂŒltig?

    Eine Beglaubigung muss unbegrenzt gĂŒltig sein, da sie nur die Übereinstimmung einer Kopie von einem originalen Dokument feststellt. Dennoch kann es sein, dass bestimmte Behörden oder Hochschulen “frische” Beglaubigungen möchten. Du kannst zwar dagegen argumentieren, aber oft sitzen die Behörden am lĂ€ngeren Hebel und du musst dich fĂŒgen.

  4. Welche Unterlagen können BĂŒrgerĂ€mter nicht beglaubigen?

    Kopien von bestimmten Dokumenten kannst du nur bei derjenigen Behörde beglaubigen lassen, die das Original des Dokumentes ausgestellt hat. Beispielsweise zĂ€hlen dazu AuszĂŒge aus dem Grundbuch, AuszĂŒge aus dem Handelsregister, AuszĂŒge aus dem Vereinsregister, Geburtsurkunden, Eheurkunden, Sterbeurkunden und andere Personenstandsurkunden sowie AuskĂŒnfte aus dem Liegenschaftskataster.

  5. Wie kann ich auslÀndische Dokumente in Deutschland beglaubigen lassen?

    Sind die Dokumente aus dem Ausland fĂŒr eine deutsche Behörde bestimmt, kannst du in einem BĂŒrgeramt eine Beglaubigung anfertigen lassen. Ist das Dokument nicht in deutscher Sprache verfasst, musst du fĂŒr Dokumente in anderen Sprachen zusĂ€tzlich eine deutsche Übersetzung eines öffentlich vereidigten Dolmetschers beifĂŒgen. Ist fĂŒr die Verwendung auslĂ€ndischer öffentlicher Urkunden jedoch eine Legalisation/Apostille notwendig, musst du dies in demjenigen Land machen lassen, in dem das Dokument ausgestellt wurde. Dies trifft oft bei Zeugnissen oder Diplomen zu.

  6. Wie viel kostet eine Beglaubigung?

    Wie teuer die Beglaubigung eines Dokuments fĂŒr dich ist, richtet sich nach der GebĂŒhrenordnung der Stelle, die die Beglaubigung anfertigt. In Berlin sind dies einheitlich 5 Euro je Seite. Bei einer deutschen Auslandsvertretung liegt der Betrag derzeit beispielsweise zwischen 22,92 Euro bis 31,50 Euro pro Dokument. Hast du viele Seiten oder Dokumente zu beglaubigen, dann lohnt es sich vielleicht, dass du die GebĂŒhren der möglichen Behörden in deiner NĂ€he vergleichst und die gĂŒnstigste wĂ€hlst.

  7. Wie lange dauert eine Beglaubigung?

    In Deutschland kannst du dies in vielen FĂ€llen sofort machen, wenn du einen Termin beim BĂŒrgeramt bekommst. Oft kannst du auch ohne Termin zu BĂŒrgerĂ€mtern gehen.

  8. Muss ich persönlich bei der Behörde erscheinen, um ein Dokument beglaubigen zu lassen?

    Nein. Du kannst auch eine andere Person bitten, die Beglaubigung von Kopien fĂŒr dich anfertigen zu lassen. Du brauchst dazu auch keine Vollmacht ausstellen.

  9. Wo kann ich mein Schulzeugnis beglaubigen lassen?

    Dein Schulzeugnis solltest du dir am besten an deiner Schule beglaubigen lassen. Dies ist meist kostenlos. Sobald du deinen Abschluss hast, solltest du dir gleich einige dieser kostenlosen Beglaubigungen mitnehmen fĂŒr deinen weiteren Lebensweg.

Unterlagen beglaubigen lassen
In den BĂŒrgerĂ€mtern in deiner Stadtverwaltung kannst du dir beglaubigte Kopien erstellen lassen. In Berlin kannst du dir dazu beispielsweise online einen Termin heraussuchen. Pro Seite wird hier eine GebĂŒhr von 5,00 Euro fĂ€llig.

Schritte, wenn du Unterlagen beglaubigen lassen möchtest

So lÀsst du Dokumente beglaubigen

  1. Suche eine Behörde in deiner NÀhe, die Dokumente beglaubigt.

    In Deutschland sind dies mindestens immer die BĂŒrgerĂ€mter (in der Stadtverwaltung). Im Ausland sind dies immer mindestens die deutschen Botschaften und Konsulate.

  2. Vereinbare einen Termin

    Meistens musst du fĂŒr eine Beglaubigung einen Termin vereinbaren. Rufe also an oder nutze Online-Terminvereinbarungen.

  3. Bringe das Originaldokument mit zum Termin in der Behörde

    Wenn du die Kopie eines Dokuments beglaubigen lassen möchtest, dann musst du dieses Originaldokument mit zur Behörde bringen. Das Original muss unverĂ€ndert sein. Hat das Dokument LĂŒcken, Abrisse, Durchstreichungen, ErgĂ€nzungen oder ist es mit KorrekturflĂŒssigkeit behandelt, wird es durch die Behörden normalerweise nicht beglaubigt. Das Original muss auch vollstĂ€ndig vorliegen. Wenn du beispielsweise von einem mehrseitigen Dokument nur die erste Seite vorlegst, wird dir dies die Behörde ebenfalls nicht beglaubigen.

Wer möchte von dir beglaubigte Unterlagen sehen?

Beglaubigte Unterlagen werden in Deutschland immer seltener. FrĂŒher kam es bei Bewerbungen und BehördengĂ€ngen hĂ€ufiger vor, dass du beglaubigte Unterlagen vorlegen musstest. Heute ist dies seltener der Fall: UniversitĂ€tszeugnisse können online oder telefonisch validiert werden und um sicher zu gehen, rufen Arbeitgeber sowieso frĂŒhere Arbeitgeber von dir an, um sich ĂŒber dich zu erkundigen.

HÀufiger sind beglaubigte Unterlagen heute vor allem noch dann, wenn es um die Zuwanderung nach Deutschland geht oder um Geldleistungen, die du in Deutschland aus öffentlichen Mitteln erhÀltst.

Bei BaföG, Stipendien, Arbeitslosengeld etc. kann es schon einmal vorkommen, dass du bestimmte Unterlagen im Original zeigen oder beglaubigte Kopien vorlegen musst.

HĂ€ufig wirst du aber nur aufgefordert, einen “Nachweis” ĂŒber dein Studium, deine StaatsbĂŒrgerschaft oder dein BaföG zu erbringen. In diesem Falle reicht immer eine normale Kopie eines Dokuments – es sei denn, es ist anders gefordert.

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