Bessere PowerPoint Präsentationen halten

Ob Studium oder Beruf: Viele Menschen in Deutschland erstellen täglich Präsentationen mit PowerPoint von Microsoft. Wir geben dir einige Tipps, wie du bessere PowerPoint Präsentationen halten kannst.

Wie kannst du bessere PowerPoint Präsentationen halten?

PowerPoint ist ein wichtiges Werkzeug, um bessere Präsentationen zu halten. Um bessere PowerPoint Präsentationen halten zu können, ist es wichtig, sich mit den Grundfunktionen des Programms vertraut zu machen. Dazu gehört das Erstellen von Folien, das Hinzufügen von Text, Bildern und anderen Elementen sowie die Anpassung von Design und Layout.

Bessere PowerPoint Präsentationen halten kann man auch durch die Nutzung von Vorlagen, die bereits einige grundlegende Designelemente enthalten. Eine weitere Möglichkeit, um bessere PowerPoint Präsentationen halten zu können, ist das Ansehen von Online-Tutorials. Es gibt viele Websites, die Schritte-für-Schritte-Anleitungen zur Erstellung von PowerPoint-Präsentationen bereitstellen. Auf Youtube findest du beispielsweise jede Menge gute Anleitungen kostenlos.

Eine weitere wichtige Anmerkung ist, dass man sich auf die wichtigsten Inhalte in der Präsentation konzentrieren sollte, anstatt sich auf unnötige Details zu konzentrieren. Auch sollte man auf die Verwendung von zu vielen Animationen und Übergängen verzichten, da dies die Aufmerksamkeit des Publikums ablenken kann.

Ein weiterer wichtiger Tipp ist, sich auf die Bedürfnisse des Publikums zu konzentrieren und die Präsentation entsprechend anzupassen. Es ist wichtig, die Zielgruppe zu kennen und die Präsentation auf ihre Bedürfnisse und Interessen abzustimmen.

Schauen wir im Folgenden auf Details zum Thema:

Formate und Ausrichtung

Achte bei der Erstellung deiner Präsentation darauf, dass alle darin enthaltenen Objekte korrekt ausgerichtet sind (horizontal und vertikal) und einheitliche Abstände haben, so dass sich eine Logik für den Betrachter ergibt.

PowerPoint verfügt über eine Funktion “Raster”, an dem du deine Objekte ausrichten kannst. Dieses Raster kannst du über das Menüband einblenden. Achte auch darauf, dass du niemals in einen bestimmten Randbereich hinein arbeitest: Der Rand sollte immer frei bleiben.

Beachte unbedingt das Copyright!

Wenn du in deiner Präsi längere Texte verwendest oder Fotos und Grafiken, dann ist das Copyright ein Thema für dich. Grundsätzlich gilt: Bilder und Texte, die ein Copyright haben, darfst du nicht einfach so verwenden.

Vielleicht denkst du, dass du hier großzügig sein kannst, wenn du nur für einen kleinen Kreis präsentierst. Die Erfahrung zeigt jedoch: Irgendwie finden die Präsis immer einen Weg ins Netz und werden veröffentlicht – auch wenn du es nicht so wolltest. Spätestens dann kann eine Copyright-Verletzung zum großen Problem werden.

Du solltest also auf jeden Fall nur Grafiken und Bilder einsetzen, die frei von einem Copyright sind. Wo findest du diese? PowerPoint hat ein eigenes Archiv, das bereits einige Tausend Bilder kostenlos anbietet. Du findest dort auch Sticker und Icons, die du als Nutzerin oder Nutzer veröffentlichten kannst. Du findest diese über Menüband -> Einfügen -> Bilder -> Archivbilder. Lies dazu auch diesen hilfreichen Artikel zu den Lizenzen von Fotos in PowerPoint.

Selbst wenn deine Präsi nur für einen kleinen Zuhörerkreis gedacht ist: sie kann ihren Weg ins Internet und damit zur Veröffentlichung finden. Du als Autorin oder Autor bist verantwortlich für die darin veröffentlichten Informationen. In den meisten Präsentationen steht schließlich auch dein Name.

Neben der PowerPoint-Bibliothek kannst du auch Fotoarchive wie Pexels oder Unsplash nutzen. Hier kannst du bequem Fotos und Videos suchen, herunterladen und nutzen. Achte auch hier genau auf das Copyright – es finden sich Angaben zu jedem Bild und du musst wachsam sein.

Wenn du ein Bild benutzt, dann gib am besten immer die Quellen zu deinem Foto an.

Nutze Vorlagen, um Zeit und Mühe zu sparen

Wenn du eine Präsentation hältst, dann erfolgt dies meistens im professionellen Umfeld. Gerade in Unternehmen und Organisationen finden sich dabei oftmals schon Vorlagen für Präsentationen.

Wenn du Glück hast, findest du auf den firmeneigenen Computern oder Servern oder im Intranet Präsis, deren Texte, Aufbau oder Gestaltung du verwenden kannst. Nicht wenige Unternehmen haben auch ein streng ausgearbeitetes Corporate Design. Ein Corporate Design sind Vorschriften dazu, wie Präsentationen und andere geschäftliche Publikationen auszusehen haben. Frage danach in deinem Unternehmen.

Größere Unternehmen stellen im Rahmen des Corporate Designs auch Templates (Vorlagen) für Präsis zur Verfügung: das sind Dateien mit einer Gestaltungsvorlage für PowerPoint, die du direkt nutzen kannst. Solche Templates finden sich auch an Universitäten, im öffentlichen Dienst und in vielen weiteren Stellen. Vorlagen findest du übrigens auch direkt in der Software – gleich wenn du das Programm öffnest unter “Neu”.

Vorteil solcher Templates ist es, dass du dich weitgehend nicht auf die Gestaltung deiner Präsentation konzentrieren musst, sondern dich rein auf den Inhalt fokussieren kannst. Versuche immer im vorgegebenen Design zu bleiben: es hat seinen Grund, dass sich Unternehmen und Organisationen solche Vorlagen zugelegt haben.

Man muss nicht immer alles schreiben

Ein weiterer Rat aus vielen Jahren PowerPoint-Einsatz ist der folgende: Man muss nicht alles niederschreiben. Du solltest immer daran denken, dass die Inhalte deiner Präsentation nicht nur auf den Raum begrenzt sind, in dem du gerade sprichst. Gehe immer davon aus, dass deine Präsi nach außen gegeben werden kann und so auch Dritte erreicht.

Gerade im unternehmerischen Umfeld möchtest du dies in aller Regel vermeiden. Schließlich möchtest du ja nicht beispielsweise deinen Mitbewerbern deine Ideen zur Verfügung stellen, damit diese damit Geld verdienen. Auch als Wissenschaftlerin oder Wissenschaftler möchtest du in der Regel nicht, dass deine Erkenntnisse, Quellen oder Schlussfolgerungen von jedem gleich kopierbar sind.

Auch aus diesem Grund solltest du daher zumindest die geschriebenen Texte möglichst reduzieren und nicht alles in die Präsentation schreiben. Nutze lieber die Möglichkeit, mündliche Erläuterungen vorzubringen. Das wirkt auch professioneller.

Achte auf Kompatibilität

Wenn du eine Präsentation vor einem Publikum hältst, dann solltest du auf einige technische Aspekte achten. So kann es sein, dass die Inhalte, die du zu Hause in Microsoft PowerPoint angelegt hast, auf dem Computer im Raum deiner Präsentation plötzlich ganz anders aussehen. Softwareversionen können unterschiedlich sein, Auflösungen, Dateipfade etc…

Falls du Videos oder Audios einfügst können diese unter Umständen dort ebenfalls nicht funktionieren. Im schlimmsten Falle kann auch die Schrift ganz anders aussehen und somit deine Inhalte unleserlich machen.

Mit diesen vier Tipps gehst du auf Nummer sicher:

Eigenes Gerät einsetzen

Erstens kannst du versuchen, die Präsentation von dem Gerät zu halten, an dem du sie erstellt hast. Bringe also deinen Laptop oder dein Tablet lieber zum Termin mit und starte die Präsentation von dort, sofern dies technisch möglich ist.

Spezielle Speicherung

Die zweite Möglichkeit ist es, deine Präsi in verschiedenen Versionen zu speichern. PowerPoint bietet hier viele verschiedene Möglichkeiten im Menü “Datei” / “Speichern unter”. Speichere deine Datei einfach in verschiedenen Formaten ab und du bekommst eine höhere Gewähr dafür, dass die Präsi auf dem Zielcomputer genauso dargestellt wird wie bei dir zu Hause.

Als PDF speichern zur Sicherheit

Der dritte Tipp ist es, deine Präsentation in jedem Falle auch nochmals zusätzlich als PDF-Datei zu speichern. Du findest diese Option ebenfalls im Bereich des Speicherns in PowerPoint. Der Vorteil einer abgespeicherten Präsentation als PDF ist, dass diese weitgehend unveränderlich ist und fast in jedem Falle am Zielcomputer angezeigt werden kann. In einer PDF werden zwar keine Animationen und Übergänge dargestellt, du hast aber eine sichere Variante in der Hinterhand – sollte einmal die Technik streiken.

Für wirklich wichtige Vorträge hast du ohnehin noch mal einem separaten ausgedruckten kompletten Foliensatz in der Hinterhand für dich selbst. Außerdem hast du eine größere Anzahl an Kopien des Ausdrucks für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer falls einmal die Technik komplett streikt.

Simple Gestaltung

Der vierte Trick ist es, die Gestaltung grundsätzlich simpel und schlank zu halten. Je mehr Animationen, Farben, Schriften, Designs etc. du verwendest, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass deine Präsi am Ende weniger so aussieht wie du dir das vorgestellt hast. Vermeide zu viele technische Spielerei und arbeite stattdessen lieber am Inhalt und an deiner Choreografie.

Biete Vernetzung an

Unser nächster Tipp: Wenn du mit einer Präsi auftrittst, dann ist das im geschäftlichen Bereich immer eine ideale Möglichkeit, um Kontakte zu knüpfen. Daher empfiehlt es sich auf jeder einzelnen Seite deinen Namen und deine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer anzugeben und sowohl am Anfang wie auch am Ende deine Kontakte einzublenden.

Hilfreich ist es dabei auch, wenn du deine Social Media Kontakte angibst, damit sich Zuhörerinnen und Zuhörer mit dir vernetzen können. Nicht jeder, der an deiner Präsi teilnimmt, wird gleich unmittelbar mit dir in Kontakt treten. Aber es ist möglich, dass sich Teilnehmerinnen und Teilnehmer auch noch einige Zeit danach an dich erinnern. Wenn sie mit dir über soziale Netzwerke verknüpft sind, können sie dich leichter erreichen – auch bei einem Jobwechsel.

Mache es deinen Zuhörerinnen und Zuhörern daher leicht, sich mit dir zu vernetzen und gib deine professionellen Social Media Accounts hier an wenn du dies möchtest.

Die Angabe deines Namens und deiner Kontaktdaten am oberen oder unteren Rand auf jeder Seite dient zudem dazu, dass du als Autorin oder Autor der Inhalte jederzeit sichtbar bist. Dies solltest du aus eigenem professionellen Interesse in aller Regel befolgen.

Präsentation nicht sofort verteilen

In vielen Fällen wirst du nach deinem Vortrag gebeten, die Präsentation an das Publikum zu verteilen. Generell solltest du hiermit zurückhaltend sein. Wie bereits oben geschrieben hast du zumeist keine Kontrolle darüber, wohin deine Präsentation verteilt wird: sie kann bei der Konkurrenz landen, im Netz veröffentlicht werden oder dir nachteilig ausgelegt werden.

Wenn du deine Präsentation jedoch verteilen möchtest dann solltest du das niemals unmittelbar im Anschluss an deine Präsentation machen. Lasse dir viel mehr die E-Mail Adressen oder Kontaktdaten der Zuhörerinnen und Zuhörer geben und übersende die Präsentation im Anschluss per E-Mail. So hast du die Möglichkeit eventuelle Korrekturen vorzunehmen, die sich während deines Vortrages als erforderlich gezeigt haben und du hast du auch Zeit darüber nachzudenken was du wirklich an dein Publikum verteilen möchtest.

Unbedingt Korrekturlesen

Deine Folien solltest du unbedingt Korrekturlesen. Aus vielen Jahren Erfahrung steht nämlich eines fest: Tippfehler oder inhaltliche Fehler finden immer irgendwie ihren Weg in eine Präsentation. Auch Profis lassen Korrekturlesen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie du Fehlern vorbeugen kannst:

Von hinten nach vorne lesen

Eine gute Methode zum Korrekturlesen ist es, deinen Foliensatz laut von der letzten Folie und den letzten Wort rückwärts zur ersten Folie und zum ersten Wort vorzulesen. Achte dabei darauf, dass du nicht das liest, was du denkst was dort stehen sollte. Lies vielmehr laut jedes Wort vor, das auch wirklich dort steht. Du wirst überrascht sein, dass du auf diese Weise viele Fehler findest.

Rechtschreib- und Grammatikprüfung einsetzen

PowerPoint hat eine eingebaute Rechtschreib- und Grammatikprüfung, die du verwenden solltest. Achte darauf, ob Wörter farbig unterstrichen oder markiert sind und prüfe diese dann. Findest du überhaupt keine Unterstreichungen in deiner Präsentation, dann prüfe ob die Rechtschreib- und Grammatikprüfung in der Software angeschaltet ist.

Achte bei dieser Gelegenheit auch darauf, ob die Silbentrennung eingeschaltet ist und richtig funktioniert.

Andere Korrekturlesen lassen

Ist deine Präsentation wirklich wichtig, dann lasse sie unbedingt durch andere Korrekturlesen. Im geschäftlichen Umfeld empfiehlt es sich sogar eine Präsentation einmal komplett vor Kolleginnen und Kollegen vorzutragen und diese um ihr Feedback und ihre Tipps zu bitten. Sichere dich unbedingt auf diese Weise ab, vor allem wenn du neu im Job bist und noch wenig Erfahrung im Präsentieren hast.

In welchen Branchen und Berufen lohnt es sich besonders, sehr gute PowerPoint-Kenntnisse zu haben?

PowerPoint ist ein unverzichtbares Tool für die Erstellung von Präsentationen in fast allen Branchen. Insbesondere in den Bereichen Marketing, Werbung und Vertrieb sind exzellente PowerPoint-Kenntnisse von großer Bedeutung. Präsentationen sind hier ein zentraler Bestandteil des Arbeitsprozesses, sei es für die Vorstellung neuer Produkte oder Dienstleistungen, die Durchführung von Marktanalysen oder das Halten von Schulungen und Workshops.

Auch in der Unternehmensberatung und im Management ist PowerPoint ein wichtiger Bestandteil. Hier werden Präsentationen oft verwendet, um komplexe Informationen und Daten zu visualisieren und Entscheidungen zu unterstützen. Gute PowerPoint-Kenntnisse können daher dazu beitragen, die eigene Arbeit effektiver zu gestalten und die Effizienz im Team zu erhöhen.

Einige spezielle Berufe, die viel mit PowerPoint arbeiten, sind beispielsweise Marketing- und Vertriebsmanager, Berater, Personalentwickler, Trainer und Lehrer. Auch in der Eventbranche, bei der Erstellung von Online-Kursen und in der Grafik- und Webdesignindustrie sind exzellente PowerPoint-Kenntnisse von Vorteil.

Mehr Tipps in Kursen bekommen

Wenn du noch mehr von PowerPoint lernen und vielleicht deine Office-Kenntnisse insgesamt ausbauen möchtest, dann könnte der Office-Kompaktkurs der sgd* vielleicht interessant für dich sein. Zu PowerPoint erlernst du hier unter anderem, wie du eine Präsentation erstellen, bearbeiten, verbessern, fertigstellen kannst. Auch der Umgang mit Diagrammen, Organigrammen und Tabellen wird unterrichtet. Eine Förderung durch Bildungsgutschein nach AZAV ist hier möglich. Der Kurs findet ausschließlich online statt und nach erfolgreicher Lehrgangsteilnahme wird das sgd-Abschlusszeugnis verliehen, auf Wunsch auch in englischer Sprache. 

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