In unserem Praxistipp “Geschäftstermine in Deutschland” erklären wir einige Hintergründe, die für Karrierestart von Ausländerinnen und Ausländern in Deutschland hilfreich sein könnten.
Von Dr. Wolfgang Sender, 7. Mai 2023
Selten spontane Geschäftstermine
In Deutschland ist es üblich, dass Geschäftstermine für Kunden, Kollegen, Vorgesetzte sowie Geschäftspartner ausreichend vorher mündlich oder schriftlich festgelegt werden. In Deutschland erwartet man, dass Sie zu diesen Terminen pünktlich erscheinen und dass diese Termine auch eingehalten werden.
Die an anderen Orten manchmal übliche kurzfristige Verschiebung von Terminen ist in Deutschland ehr unüblich, hier unternimmt man alles, dass die Termine auch wirklich und auf die Minute eingehalten werden.
Vor dem Termin da sein
Es empfiehlt sich in der Regel, einige Minuten vor dem Geschäftstermin anwesend zu sein. Eine Terminvereinbarung ist vor allem dann ganz wichtig, wenn grundlegende und zentrale Fragen besprochen werden und sich Ihre Gesprächspartner darauf vorbereiten müssen.
Für Notfälle vorbereitet sein
Lassen Sie sich von Ihren Gesprächspartnern vor dem Geschäftstermin immer eine Mobilnummer geben, so dass Sie diese Gesprächspartner anrufen können, falls ein Termin doch einmal nicht eingehalten werden kann oder verschoben werden muss.
Geschäftstermine in Deutschland: Angemessene Kleidung
In Deutschland ist es wichtig, bei geschäftlichen Terminen angemessene Kleidung zu tragen. Dies vermittelt Professionalität und zeigt Respekt gegenüber den Geschäftspartnern. Dabei sollte man sich an die Dresscodes der jeweiligen Branche orientieren, die von formell bis leger variieren können.
Es ist empfehlenswert, sich im Vorfeld über die Erwartungen an die Kleidung bei einem Termin zu informieren. In konservativen Branchen wie Banken und Versicherungen wird häufig formelle Kleidung erwartet, während in kreativen Berufen oder Start-ups ein legerer Kleidungsstil akzeptiert wird.
Falls Unsicherheit bezüglich der angemessenen Kleidung besteht, ist es ratsam, sich eher für eine formellere Kleidung zu entscheiden. Dies zeigt Respekt und Seriosität, selbst wenn die Geschäftspartner sich in einer informelleren Weise kleiden.
Umgangsformen/Titel
In Deutschland wird Wert auf Höflichkeit und korrekte Anreden gelegt. Dabei sollten Titel und akademische Grade berücksichtigt werden. Es ist üblich, Personen mit Doktor- oder Professorentitel mit “Herr Dr.” bzw. “Frau Dr.” oder “Herr Prof.” bzw. “Frau Prof.” anzusprechen.
Neben den akademischen Titeln ist es auch wichtig, die richtige Anredeform zu verwenden. Im geschäftlichen Umfeld wird zumeist die förmliche Anrede “Sie” verwendet, während “du” für private oder informelle Kontakte reserviert ist. Bei Unsicherheit ist es besser, die förmliche Anrede zu wählen.
Darüber hinaus spielen auch Höflichkeitsformen wie Begrüßung, Händeschütteln und Verabschiedung eine wichtige Rolle. Es ist ratsam, bei geschäftlichen Terminen pünktlich und freundlich zu sein, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
Kommunikationsmittel
Die Wahl des Kommunikationsmittels ist im deutschen Geschäftsleben von großer Bedeutung. Traditionell werden Telefonate und E-Mails als Hauptkommunikationsmittel genutzt. Dabei sollten Geschäftspartner immer höflich und respektvoll angesprochen werden.
In jüngster Zeit haben sich jedoch auch weitere Kommunikationsmittel etabliert, wie beispielsweise Videoanrufe, Messenger-Dienste und soziale Medien. Es ist wichtig, hierbei den richtigen Ton und die angemessenen Kommunikationsformen zu wahren, um professionell zu wirken.
Bevor man sich für ein Kommunikationsmittel entscheidet, sollte man die Präferenzen und Erwartungen des Geschäftspartners berücksichtigen. Manche Unternehmen bevorzugen bestimmte Kommunikationsmittel oder haben spezielle Richtlinien für die Kommunikation.
Feiertagsberücksichtigung bei Geschäftsterminen
In Deutschland gibt es eine Reihe von Feiertagen, die regional unterschiedlich sind und bei der Terminplanung berücksichtigt werden sollten. An diesen Tagen sind Geschäfte und Unternehmen in der Regel geschlossen, wodurch geschäftliche Terminvereinbarungen erschwert werden.
Neben den gesetzlichen Feiertagen gibt es auch regionale Feiertage oder Festlichkeiten, die in bestimmten Bundesländern oder Städten begangen werden. Die Kenntnis dieser regionalen Besonderheiten kann dazu beitragen, Terminüberschneidungen und mögliche Missverständnisse zu vermeiden.
Um Fehlplanungen zu verhindern, sollte man sich vor der Terminvereinbarung über die Feiertage in dem jeweiligen Bundesland informieren. Dies zeigt Respekt gegenüber den Geschäftspartnern und ermöglicht eine reibungslose Planung von Terminen und Veranstaltungen.
Sprechzeiten/Arbeitszeiten
Die Arbeitszeiten in Deutschland variieren je nach Branche und Unternehmen, jedoch sind die meisten Geschäfte und Büros unter der Woche von 9:00 bis 17:00 Uhr oder 18:00 Uhr geöffnet. Bei der Terminplanung ist es wichtig, diese Arbeitszeiten zu berücksichtigen, um eine effiziente und erfolgreiche Zusammenarbeit zu gewährleisten.
Einige Unternehmen haben sogenannte Kernarbeitszeiten, während derer alle Mitarbeiter anwesend sein müssen. Diese Zeiten eignen sich besonders gut für Terminvereinbarungen, da die Wahrscheinlichkeit einer Anwesenheit der beteiligten Personen höher ist.
Außerhalb der regulären Arbeitszeiten können Termine schwieriger zu planen sein, insbesondere wenn sie in den Abendstunden oder am Wochenende stattfinden sollen. Hierbei sollte die Verfügbarkeit der Geschäftspartner genau abgeklärt werden, um mögliche Konflikte zu vermeiden.
Besprechungsagenda für Geschäftstermine
Bei der Vorbereitung von geschäftlichen Terminen in Deutschland ist es sinnvoll, eine klar strukturierte Besprechungsagenda zu erstellen. Diese sollte die zu besprechenden Themen, die Dauer der Besprechung und die beteiligten Personen beinhalten.
Eine gut strukturierte Agenda hilft dabei, den Überblick über die verschiedenen Themenbereiche zu behalten und sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte während des Termins angesprochen werden. Zudem ermöglicht sie den Teilnehmern, sich im Vorfeld auf die Besprechung vorzubereiten.
Es ist üblich, die Agenda im Vorfeld des Termins an alle Teilnehmer zu senden. Auf diese Weise können Rückfragen oder Ergänzungen vor der Besprechung geklärt werden, und alle Beteiligten wissen, was sie während des Termins erwartet.
Virtuelle Meetings
Virtuelle Meetings haben in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen, insbesondere durch die fortschreitende Digitalisierung und die aktuelle globale Situation. Sie ermöglichen es, Geschäftspartner aus unterschiedlichen Teilen der Welt ohne großen Aufwand zusammenzubringen.
Die Organisation eines virtuellen Meetings erfordert die Berücksichtigung verschiedener Aspekte wie Technik, Zeitzone und Verbindungsqualität. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass alle Teilnehmer über die notwendigen technischen Voraussetzungen verfügen und mit der verwendeten Software vertraut sind.
Während des virtuellen Meetings sollten die Teilnehmer darauf achten, sich angemessen und professionell zu verhalten. Dazu gehört, dass man pünktlich und gut vorbereitet ist, störungsfreie Umgebungsbedingungen schafft und während des Gesprächs aktiv zuhört und sich einbringt. Die Einhaltung dieser Verhaltensregeln kann dazu beitragen, ein produktives und erfolgreiches virtuelles Meeting zu gewährleisten.
Follow-up nach Geschäftsterminen
Ein effektives Follow-up nach geschäftlichen Terminen ist in Deutschland von großer Bedeutung. Es dient dazu, die besprochenen Themen und Vereinbarungen schriftlich festzuhalten und offene Fragen oder Aufgaben zu klären.
Das Follow-up kann in Form von Protokollen, E-Mails oder Telefonaten erfolgen. Dabei sollten die besprochenen Themen, getroffenen Entscheidungen und zugewiesenen Aufgaben klar und präzise dargelegt werden. Dies erleichtert den beteiligten Personen, den Überblick über die Ergebnisse des Termins zu behalten und entsprechend zu handeln.
Es ist empfehlenswert, das Follow-up zeitnah nach dem Geschäftstermin durchzuführen, um die Erinnerungen an die besprochenen Inhalte noch frisch zu halten. Dabei sollte man darauf achten, dass alle relevanten Informationen und Absprachen berücksichtigt werden und die Kommunikation höflich und respektvoll bleibt.
Geschäftstermine in Deutschland: Fragen und Antworten
Gibt es eine bevorzugte Uhrzeit für Geschäftstermine in Deutschland?
Üblicherweise finden Geschäftstermine in Deutschland am Vormittag oder frühen Nachmittag statt. Dies variiert jedoch je nach Branche und individuellen Präferenzen.
Sind Geschäftstermine am Wochenende üblich?
In Deutschland sind Geschäftstermine am Wochenende eher unüblich. Es wird bevorzugt, Termine unter der Woche während der regulären Arbeitszeiten anzusetzen.
Wie lange dauern Geschäftstermine normalerweise?
Die Dauer von Geschäftsterminen variiert je nach Themen und Umfang. Eine typische Dauer liegt zwischen 30 Minuten und 2 Stunden.
Sollte man bei Geschäftsterminen in Deutschland Geschenke mitbringen?
Geschenke bei Geschäftsterminen sind nicht zwingend erforderlich, können aber eine nette Geste sein. Es ist wichtig, dass das Geschenk angemessen ist und keine übertriebene Erwartungshaltung erzeugt.
Was tun, wenn man zu spät zu einem Geschäftstermin kommt?
Sollte man zu spät zu einem Geschäftstermin kommen, ist es wichtig, sich umgehend beim Geschäftspartner zu entschuldigen. Eine kurze Erklärung des Grundes für die Verspätung wird meistens geschätzt.
Wie wird bei Geschäftsterminen in Deutschland Small Talk geführt?
Small Talk bei Geschäftsterminen in Deutschland ist eher zurückhaltend und fokussiert sich auf allgemeine Themen. Persönliche Fragen oder kontroverse Themen sollten vermieden werden.
Kann man bei Geschäftsterminen in Deutschland per du oder Sie sein?
Bei Geschäftsterminen in Deutschland sollte man generell die förmliche Anrede “Sie” verwenden. Das “Du” ist für private oder informelle Kontakte reserviert, es sei denn, der Geschäftspartner bietet es ausdrücklich an.
Wie wichtig ist die Visitenkarte bei Geschäftsterminen in Deutschland?
Visitenkarten sind bei Geschäftsterminen in Deutschland üblich und werden oft zu Beginn des Treffens ausgetauscht. Sie enthalten wichtige Kontaktdaten und ermöglichen eine einfache Vernetzung.
Sollte man bei Geschäftsterminen Notizen machen?
Notizen während eines Geschäftstermins sind in Deutschland akzeptabel und zeigen Interesse an den besprochenen Themen. Es ist jedoch wichtig, sich weiterhin auf das Gespräch zu konzentrieren und Blickkontakt zu halten.
Was tun, wenn ein Geschäftstermin abgesagt werden muss?
Bei einer Terminabsage sollte man so früh wie möglich den Geschäftspartner informieren und sich entschuldigen. Eine Begründung für die Absage und der Vorschlag eines alternativen Termins sind hilfreich.
Wie verbindlich sind mündliche Vereinbarungen bei Geschäftsterminen in Deutschland?
Mündliche Vereinbarungen bei Geschäftsterminen können verbindlich sein, jedoch ist es üblich, wichtige Absprachen schriftlich festzuhalten. Schriftliche Vereinbarungen bieten mehr Sicherheit und Klarheit für beide Parteien.
Sollte man bei Geschäftsterminen auf kulturelle Unterschiede achten?
Ja, bei Geschäftsterminen in Deutschland ist es wichtig, sich über kulturelle Unterschiede und Gepflogenheiten im Klaren zu sein. Dies zeigt Respekt gegenüber den Geschäftspartnern und kann Missverständnisse vermeiden.
Sind spontane Geschäftstermine in Deutschland üblich?
Spontane Geschäftstermine sind in Deutschland eher unüblich, da Termine im Voraus geplant und bestätigt werden. Es ist ratsam, Termine frühzeitig zu vereinbaren, um eine reibungslose Planung zu gewährleisten.
Sollte man bei Geschäftsterminen in Deutschland alkoholische Getränke konsumieren?
Bei Geschäftsterminen ist es generell besser, den Konsum von alkoholischen Getränken zu vermeiden. Bei Geschäftsessen oder besonderen Anlässen kann jedoch in Maßen und nach Vorgabe der Gastgeber Alkohol konsumiert werden.
Wie und wo kann man sich auf Geschäftstermine vorbereiten?
Wenn du Karriereeinsteiger bist, einen Quereinstieg in eine andere Branche vollziehst oder aus dem Ausland nach Deutschland ziehst, dann kann es sinnvoll sein, dass du dich näher mit der deutschen Business-Etikette befasst und dich gut informierst. Dies können einige Quellen sein, mit denen du starten kannst:
- Seminare und Online-Seminare
- Suche nach Seminaren oder Webinaren zum Thema Business-Etikette in Deutschland, die von erfahrenen Trainern angeboten werden.
- Berücksichtige Angebote von renommierten Instituten und Organisationen wie der IHK, Handelskammern oder Berufsverbänden.
- Trainings an der IHK und anderen Einrichtungen
- Informiere dich über Kurse und Workshops zur deutschen Business-Etikette an der Industrie- und Handelskammer (IHK) oder anderen Bildungseinrichtungen.
- Achte darauf, dass die Einrichtungen über eine gute Reputation verfügen und das Training praxisorientiert ist.
- Bücher
- Lies Bücher und Ratgeber zum Thema Business-Etikette in Deutschland, um einen grundlegenden Überblick und praktische Tipps zu erhalten.
- Beachte dabei aktuelle Publikationen und Autoren, die Expertise im Bereich der deutschen Geschäftskultur haben.
- Video-Tutorials
- Schaue dir Online-Video-Tutorials an, die von Experten erstellt wurden und die verschiedenen Aspekte der deutschen Business-Etikette abdecken.
- Nutze Plattformen wie YouTube, LinkedIn Learning oder Udemy, um eine Vielzahl von Lernressourcen zu finden.
- Briefing durch Kollegen
- Bitte deine Kollegen oder Vorgesetzten, dir eine Einführung in die deutsche Business-Etikette und die spezifischen Gepflogenheiten in Deinem Unternehmen zu geben.
- Lerne von ihren Erfahrungen und stelle Fragen, um Klarheit über Erwartungen und Verhaltensweisen zu erhalten.
- Begleitung bei Geschäftsterminen
- Begleite erfahrene Kollegen bei Geschäftsterminen, um die deutsche Business-Etikette in der Praxis zu beobachten und zu erlernen.
- Nutze diese Gelegenheiten, um Fragen zu stellen, Erfahrungen auszutauschen und von den Best Practices Deiner Kollegen zu profitieren.
