In Deutschland gibt es derzeit viele freie Stellen in den Personalabteilungen. Ist das für dich eine Chance? Was musst du über einen Job als Personalsachbearbeiterin oder Personalsachbearbeiter wissen?
Inhaltsverzeichnis
Wo arbeitet man als Personalsachbearbeiterin oder Personalsachbearbeiter?
Als Personalsachbearbeiterin oder Personalsachbearbeiter bist du ein wichtiger Bestandteil der Personalabteilung eines Unternehmens. Deine Aufgaben umfassen die Unterstützung bei der Personalbeschaffung, die Erstellung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen, die Pflege von Personalakten sowie die Durchführung von Gehaltsabrechnungen. Du bist somit ein wichtiger Ansprechpartner für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und trägst dazu bei, dass sich diese in ihrem Arbeitsumfeld wohl und gut aufgehoben fühlen.
Als Personalsachbearbeiterin oder Personalsachbearbeiter hast du die Möglichkeit, in den unterschiedlichsten Branchen und Unternehmen zu arbeiten. Besonders viele Stellenangebote gibt es jedoch in größeren Unternehmen und Konzernen.
Zur aktuellen Jobsituation
Derzeit gibt es in vielen Branchen einen hohen Bedarf an qualifizierten Personalsachbearbeiterinnen und Personalsachbearbeitern. Die Gründe hierfür sind vielfältig. In der IT-Branche beispielsweise steigt die Nachfrage nach Fachkräften, die sich mit der Einstellung und Betreuung von IT-Spezialistinnen und IT-Spezialisten auskennen.
Auch im Gesundheitswesen ist die Nachfrage nach Personalsachbearbeiterinnen und Personalsachbearbeitern hoch, da es aufgrund des demografischen Wandels immer mehr ältere Menschen gibt, die Pflege benötigen. Zudem haben viele Unternehmen in den letzten Jahren ihre Personalabteilungen verkleinert oder ausgelagert, wodurch die Nachfrage nach qualifizierten Personalsachbearbeiterinnen und Personalsachbearbeitern gestiegen ist.
Was macht man als man als Personalsachbearbeiterin oder Personalsachbearbeiter?
Als Personalsachbearbeiterin oder Personalsachbearbeiter bist du für die administrativen und organisatorischen Tätigkeiten in der Personalabteilung eines Unternehmens verantwortlich. Du kümmerst dich um die Personalakten, erstellst Arbeitsverträge, führst Gehaltsabrechnungen durch und sorgst dafür, dass sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gut aufgehoben fühlen.
Eine deiner wichtigsten Aufgaben ist es, die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu koordinieren und Konflikte zu lösen. Hier sind die zehn typischen Aufgaben einer Personalsachbearbeiterin oder eines Personalsachbearbeiters:
- Verwaltung der Personalakten
- Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und anderen Dokumenten
- Durchführung von Gehaltsabrechnungen
- Pflege der Mitarbeiterstammdaten im System
- Organisation und Durchführung von Schulungen und Weiterbildungen
- Unterstützung bei der Personalbeschaffung und -auswahl
- Beratung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in allen personalrelevanten Fragen
- Durchführung von Personalgesprächen
- Überwachung der Arbeitszeiterfassung
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, wie beispielsweise der Buchhaltung oder dem Betriebsrat
Eine Aufgabe, die eine Personalsachbearbeiterin oder ein Personalsachbearbeiter typischerweise täglich zu lösen hat, ist die Bearbeitung von Bewerbungen. Hierbei geht es darum, eingehende Bewerbungen zu sichten, zu prüfen und zu sortieren, um die passenden Bewerberinnen und Bewerber auszuwählen. Um diese Aufgabe zu lösen, werden folgende Schritte unternommen:
- Die Bewerbungsunterlagen werden gesichtet und geprüft.
- Es wird eine Vorauswahl getroffen und die passenden Bewerberinnen und Bewerber werden ausgewählt.
- Es werden Gespräche mit den Bewerberinnen und Bewerbern geführt und ggf. ein Einstellungstest durchgeführt.
- Die finale Entscheidung wird getroffen und der Bewerberin oder dem Bewerber wird das Ergebnis mitgeteilt.
Wie wird man Personalsachbearbeiterin oder ein Personalsachbearbeiter?
Für eine Ausbildung als Personalsachbearbeiterin oder Personalsachbearbeiter ist in der Regel eine mittlere Reife oder Abitur erforderlich. Eine spezielle Vorbildung ist jedoch nicht notwendig. Es gibt verschiedene Wege, um in diesen Beruf einzusteigen, zum Beispiel über eine betriebliche Ausbildung oder ein duales Studium.
Wer eine duale Berufsausbildung anstrebt, kann zwischen verschiedenen Fachrichtungen wählen, die sich mit der Verwaltung von Personal und/oder Gehältern beschäftigen. Typische Ausbildungsberufe sind hierfür zum Beispiel “Personaldienstleistungskaufmann/-frau”, “Personalfachkaufmann/-frau” oder “Fachinformatiker/-in für Systemintegration”.
Für eine Karriere als Personalsachbearbeiterin oder Personalsachbearbeiter ist ein abgeschlossenes Studium nicht zwingend erforderlich, jedoch kann ein Studium in einem relevanten Fachbereich wie zum Beispiel Betriebswirtschaftslehre, Personalwesen oder Arbeitsrecht von Vorteil sein. Es gibt verschiedene Studiengänge in diesem Bereich, wie beispielsweise “Personalmanagement und Personalführung” an der Hochschule für angewandtes Management in Ismaning oder “Personalmanagement und Wirtschaftspsychologie” an der FOM Hochschule in Berlin.
Wer ein duales Studium anstrebt, kann ebenfalls aus verschiedenen Studiengängen wählen, die für den Beruf der Personalsachbearbeiterin oder des Personalsachbearbeiters relevant sind. So bieten zum Beispiel viele Fachhochschulen oder Universitäten Studiengänge wie “Personalmanagement”, “Arbeitsrecht” oder “Human Resource Management” an. Ein Beispiel ist der duale Studiengang “Personalarbeit und Personalführung” an der IUBH in Berlin.
Welche persönlichen Voraussetzungen sind gefordert?
Zu den persönlichen Voraussetzungen, die für eine erfolgreiche Tätigkeit als Personalsachbearbeiterin oder Personalsachbearbeiter wichtig sind, zählen unter anderem eine hohe Kommunikationsfähigkeit, Verhandlungsgeschick, Teamfähigkeit sowie eine ausgeprägte Organisations- und Analysefähigkeit.
Hard Skills, die im Beruf benötigt werden, sind zum Beispiel fundierte Kenntnisse im Arbeits- und Sozialrecht sowie in den Bereichen Lohn- und Gehaltsabrechnung, Steuerrecht und betriebliche Altersvorsorge. Zudem sind in der heutigen Zeit auch Kenntnisse im Bereich der Digitalisierung und IT von großer Bedeutung.
Soft Skills, die in diesem Beruf von Vorteil sind, sind zum Beispiel Empathie, Konfliktfähigkeit, Durchsetzungsvermögen sowie eine hohe Kunden- und Serviceorientierung. Letztlich sind auch Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil, insbesondere wenn das Unternehmen international ausgerichtet ist und im Personalbereich auch mit ausländischen Kollegen oder Kunden kommuniziert werden muss.
Wie viel verdient man als Personalsachbearbeiterin oder Personalsachbearbeiter?
Das Gehalt als Personalsachbearbeiterin oder Personalsachbearbeiter kann je nach Branche, Erfahrung und Qualifikation variieren. Das durchschnittliche Einstiegsgehalt liegt in Deutschland bei rund 2.500 bis 3.000 Euro brutto im Monat. Mit steigender Berufserfahrung und Verantwortung kann das Gehalt auf bis zu 4.000 Euro brutto im Monat anwachsen. In großen Unternehmen und Konzernen sind auch höhere Gehälter möglich.
Eignet sich eine Tätigkeit Personalsachbearbeiterin oder Personalsachbearbeiter für einen Quereinstieg?
Ja, eine Tätigkeit als Personalsachbearbeiterin oder Personalsachbearbeiter eignet sich grundsätzlich auch für einen Quereinstieg. Viele Unternehmen setzen hierbei jedoch eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium mit Schwerpunkt Personalmanagement voraus. Eine entsprechende Weiterbildung oder Qualifikation kann die Chancen auf eine Anstellung erhöhen.
Sollte man Personalsachbearbeiterin oder Personalsachbearbeiter werden, wenn man nicht so gerne mit anderen Menschen arbeitet?
Da die Arbeit als Personalsachbearbeiterin oder Personalsachbearbeiter oft die Zusammenarbeit mit anderen Menschen erfordert, ist sie möglicherweise weniger geeignet für Personen, die nicht gerne mit anderen Menschen arbeiten. Jedoch gibt es auch Aufgaben, bei denen man mehr selbstständig arbeitet, wie beispielsweise die Erstellung von Arbeitsverträgen oder die Abrechnung von Löhnen und Gehältern. Letztendlich hängt es jedoch von der persönlichen Einstellung und Arbeitsweise ab, ob die Tätigkeit als Personalsachbearbeiterin oder Personalsachbearbeiter geeignet ist.
Hat man viel Ruhe bei der Arbeit in diesem Job?
Die Arbeit als Personalsachbearbeiterin oder Personalsachbearbeiter kann in bestimmten Situationen stressig sein, beispielsweise bei Personalengpässen oder der Vorbereitung von Gehaltsabrechnungen. In der Regel sind jedoch auch Phasen mit geringerer Arbeitsbelastung möglich, insbesondere wenn sich der Arbeitsalltag in einem Unternehmen eingespielt hat.
Welche Arbeitszeiten hat man als Personalsachbearbeiterin oder Personalsachbearbeiter?
Die Arbeitszeiten als Personalsachbearbeiterin oder Personalsachbearbeiter können je nach Unternehmen und Branche unterschiedlich sein. Hier hängt es auch von den Arbeitszeitmodellen ab. In der Regel handelt es sich jedoch um eine klassische Bürotätigkeit mit regulären Arbeitszeiten von Montag bis Freitag und eher selten am Wochenende oder in den Abendstunden.
Wie sind die Karriereaussichten?
Die Karriereaussichten für Personalsachbearbeiterinnen und Personalsachbearbeiter sind in Deutschland und weltweit generell sehr gut. Der Grund dafür ist, dass in vielen Unternehmen ein großer Bedarf an gut ausgebildetem Personal besteht, das die Verwaltung und Abwicklung von Personalangelegenheiten übernimmt.
Zudem werden immer wieder neue Gesetze und Regelungen im Arbeitsrecht verabschiedet, die eine gewisse Expertise erfordern. Das jüngste Beispiel sind die Urteile zur Arbeitszeiterfassung in der EU. Dadurch haben qualifizierte Personalsachbearbeiterinnen und Personalsachbearbeiter gute Chancen auf eine langfristige Beschäftigung und eine erfolgreiche Karriere.
Wie viel verdient man im Job?
In Deutschland gibt es zudem eine hohe Nachfrage nach Fachkräften im Bereich Human Resources, was sich auch in den Gehaltsaussichten widerspiegelt. Laut aktuellen Statistiken liegt das Durchschnittsgehalt von Personalsachbearbeitern in Deutschland bei etwa 40.000 Euro brutto pro Jahr. In der oberen Gehaltsklasse sind auch Gehälter von über 70.000 Euro brutto pro Jahr möglich.
Weltweit gibt es ebenfalls eine hohe Nachfrage nach qualifizierten Personalsachbearbeitern, vor allem in Industrieländern wie den USA oder Großbritannien. Auch hier sind gute Gehaltsaussichten und Karrieremöglichkeiten gegeben.
Wie sind die Chancen für Ausländerinnen und Ausländer, als Personalsachbearbeiterin oder Personalsachbearbeiter zu arbeiten?
Die Chancen für Ausländerinnen und Ausländer, als Personalsachbearbeiterin oder Personalsachbearbeiter in Deutschland zu arbeiten, sind grundsätzlich gut. Voraussetzung ist allerdings, dass die Bewerberin oder der Bewerber über gute Deutschkenntnisse verfügt, da die Tätigkeit in der Regel eine gute sprachliche Ausdrucksfähigkeit erfordert. Auch Kenntnisse im deutschen Arbeitsrecht und in den deutschen Personalabläufen sind von Vorteil.
Als EU-Bürgerin oder -Bürger genießt man in Deutschland die gleichen Rechte und Pflichten wie deutsche Staatsbürgerinnen und -bürger. Dies erleichtert die Arbeitssuche und den Einstieg in das Berufsfeld. Bewerberinnen und Bewerber aus anderen Ländern außerhalb der EU müssen unter Umständen eine Arbeitserlaubnis beantragen, was den Prozess etwas verkomplizieren kann.
Besonders wichtig ist es, dass Bewerberinnen und Bewerber ihre Zeugnisse und Qualifikationen übersetzen und anerkennen lassen. Dies kann je nach Herkunftsland und Berufsabschluss unterschiedlich aufwendig sein. Eine Anerkennung kann aber auch dazu beitragen, die Chancen auf eine erfolgreiche Bewerbung zu erhöhen.
Welche Berufe sind so ähnlich?
Es gibt einige Berufe, die inhaltlich und thematisch Ähnlichkeiten mit der Tätigkeit als Personalsachbearbeiterin oder Personalsachbearbeiter aufweisen. Hier sind sechs Alternativen:
- Human Resources Manager: Der Beruf des Human Resources Managers hat viele Gemeinsamkeiten mit der Tätigkeit als Personalsachbearbeiter. Beide Berufe beschäftigen sich mit der Rekrutierung und Betreuung von Mitarbeitern und der Entwicklung von Personalstrategien.
- Personalreferent: Auch der Beruf des Personalreferenten hat viele Überschneidungen mit der Tätigkeit als Personalsachbearbeiter. In diesem Beruf arbeitet man ebenfalls eng mit den Mitarbeitern und der Personalabteilung zusammen und ist für administrative Aufgaben zuständig.
- Gehaltsbuchhalter: Als Gehaltsbuchhalter ist man für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verantwortlich. Dies umfasst ähnliche Aufgaben wie die Gehaltsabrechnung in der Personalabteilung.
- Recruiter: Der Beruf des Recruiters umfasst ähnliche Aufgaben wie die eines Personalbeschaffers in der Personalabteilung. Der Recruiter ist für die Rekrutierung und Auswahl neuer Mitarbeiter zuständig.
- Personalentwickler: Als Personalentwickler arbeitet man daran, die Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeiter zu fördern und weiterzuentwickeln. Auch dieser Beruf hat viele Überschneidungen mit der Tätigkeit als Personalsachbearbeiter.
- Arbeitsvermittler: In diesem Beruf geht es um die Vermittlung von Arbeitnehmern an Arbeitgeber. Der Arbeitsvermittler unterstützt Arbeitssuchende bei der Suche nach einem passenden Job und berät Arbeitgeber bei der Auswahl von Bewerbern. Auch hier gibt es viele Überschneidungen mit der Tätigkeit als Personalsachbearbeiter.
Fragen und Antworten
Wie kann man Personalsachbearbeiter werden?
Für den Einstieg ist eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Personalwesen geeignet. Viele Arbeitgeber bieten auch spezielle Einarbeitungsprogramme für Quereinsteiger an, die bereits erste Berufserfahrung mitbringen.
Wie kann man sich auf die Aufgaben als Personalsachbearbeiter vorbereiten?
Typische Aufgaben umfassen Personalbeschaffung, Vertragserstellung und Gehaltsabrechnungen. Kenntnisse in Personalsoftware und Arbeitsrecht sind wichtig, ebenso wie Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeit.
Wie kann man das Gehalt als Personalsachbearbeiter einschätzen?
Das Einstiegsgehalt liegt bei etwa 35.000 bis 42.000 Euro jährlich. Mit Berufserfahrung kann das Gehalt auf 45.000 bis 55.000 Euro steigen, abhängig von Unternehmensgröße und Region.
Wie kann man die Arbeitszeiten planen?
Personalsachbearbeiter arbeiten meist in Vollzeit mit regulären Bürozeiten von 8 bis 17 Uhr. Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice sind in vielen Unternehmen möglich, besonders nach der Einarbeitungsphase.
Wie kann man Karrierechancen als Personalsachbearbeiter nutzen?
Aufstiegsmöglichkeiten bieten sich zu Personalreferenten oder Teamleitern. Spezialisierungen in Bereichen wie Recruiting oder Personalentwicklung eröffnen zusätzliche Karrierewege.
Wie kann man als Quereinsteiger erfolgreich sein?
Quereinsteiger sollten kaufmännisches Verständnis und Freude am Umgang mit Menschen mitbringen. Zertifikatskurse im Personalwesen und Praktika erhöhen die Chancen auf eine Einstellung.
Wie kann man die Arbeitsumgebung als Personalsachbearbeiter gestalten?
Personalsachbearbeiter arbeiten überwiegend in Büros größerer Unternehmen. Der Arbeitsplatz erfordert sowohl konzentriertes Arbeiten als auch regelmäßigen Mitarbeiterkontakt.
Einflüsse von Künstlicher Intelligenz im Bereich Personalwesen
Wie verändert Künstliche Intelligenz aktuell die Arbeitsabläufe im Personalwesen?
Dr. Wolfgang Sender, KI-Experte und Berater für digitale Transformation, erklärt: “Ich sehe derzeit eine starke Automatisierung von administrativen Standardprozessen, die zu einer grundlegenden Verschiebung der Aufgabenprofile führt.” Diese Entwicklung sei bereits in vielen Unternehmen im Gange, weil repetitive Tätigkeiten wie die Prüfung von Bewerbungsunterlagen oder die Erstellung von Standardverträgen zunehmend durch KI-gestützte Systeme übernommen werden. Dadurch entstehe für die Mitarbeitenden im Personalbereich mehr Raum für strategischere Tätigkeiten, während zugleich der Druck steige, sich mit den neuen Technologien vertraut zu machen.
Für die kommenden Jahre prognostiziert Sender, dass KI die Effizienz in der Personalarbeit deutlich steigern wird, indem sie etwa die Vorauswahl von Kandidaten durch automatisierte Screening-Tools beschleunigt und die Kosten für das Recruiting durch präzisere Matching-Algorithmen senkt. Zugleich sieht er neue Risiken, etwa durch versteckte Verzerrungen (Bias) in den Algorithmen, die zu unfairen Auswahlentscheidungen führen könnten. Als menschliche Domäne werde voraussichtlich die strategische Personalplanung, die komplexe Verhandlung in sensiblen Gesprächen sowie die ethische Steuerung und Kontrolle der KI-Systeme (KI-Governance) erhalten bleiben. Berufseinsteigern rät Sender, sich frühzeitig mit datenanalytischen Grundlagen und der Bedienung von KI-gestützten HR-Softwareplattformen (Human Resources) vertraut zu machen, wobei auch ein kritisches Verständnis für die Grenzen dieser Technologien essenziell sei. “Ich empfehle derzeit, den Umgang mit Tools zur Analyse von Mitarbeiterdaten und zur Prozessautomatisierung aktiv zu erlernen, um den Wandel nicht nur zu erleben, sondern aktiv mitzugestalten.”
