Im Geschäftsleben in Deutschland vergeht oft keine Woche ohne eine Präsentation mit PowerPoint. Ob Konferenz, Kundenpräsentation, Besprechung oder Webmeeting: Die Anwendung von Microsoft ist die in Deutschland am meisten eingesetzte Software für diese Aufgabe. PowerPoint lernen als Ausländer oder Ausländerin: Worauf musst du achten?
PowerPoint lernen als Ausländer: Warum?
Wenn du als Ausländerin oder Ausländer in Deutschland eine Ausbildung, ein Studium oder einen Job beginnst, dann wirst du wohl früher oder später einen Vortrag oder eine Präsentation halten müssen. Wir geben dir einige Tipps dazu, wie man in Deutschland Vorträge mit PowerPoint hält.
Natürlich gibt es Unterschiede darin, ob du in der Wissenschaft, im Verkauf, im Öffentlichen Dienst oder in der Schule präsentierst. Dennoch gibt es einige Grundlagen-Tipps, die in fast allen Fällen weiterhelfen.
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Schnelle Fakten: PowerPoint lernen als Ausländer
Was ist PowerPoint?
PowerPoint ist ein Computerprogramm, mit dem einfache Präsentationen erstellt werden können. Das Programm stammt von Microsoft und ist auf vielen Laptops bereits vorinstalliert – es braucht also nicht zusätzlich gekauft zu werden. Mit der Software lassen sich recht einfach Präsentationen erstellen, vor allem, wenn man sich schon mit Word oder Excel auskennt.
Ist PowerPoint ähnlich wie Word oder Excel?
Mit Word erstellst du Texte, mit Excel Tabellen und in PowerPoint kannst du diese Texte und Tabellen sowie Bilder und Videos präsentieren. Die Aufgaben sind damit unterschiedlich – viele Funktionen sind aber in den Programmen aber gleich.
Was sind Präsentationen?
Präsentationen sind zumeist kurze Zusammenstellungen von Bildern, Videos, Texten und anderen Elementen für einen zumeist mündlichen Vortrag. Präsentationen werden normalerweise mit einer speziellen Software erstellt (beispielsweise Microsoft PowerPoint).
Ist PowerPoint verbreitet?
Ja, PowerPoint ist sehr verbreitet. Sowohl in der Wirtschaft wie auch im akademischen Bereich und in der Öffentlichen Verwaltung wird PowerPoint fast flächendeckend eingesetzt. Die PowerPoint-Alternativen finden viel weniger Einsatz, obschon diese auch sehr leistungsfähig sind.
Wer braucht PowerPoint?
PowerPoint sollte jeder beherrschen, der im mittleren oder oberen Management arbeiten möchte, der viel eigene Ideen und Analysen erstellt und diese anderen mitteilen möchte. Oft eingesetzt wird PowerPoint auch im Studium, in der Ausbildung und in der Schule.
Leitfaden zur Erstellung einer Präsentation mit PowerPoint
So erstellst du eine Präsentation mit PowerPoint:
Thema überlegen
Setze dich hin und überlege dir genau, welches dein Thema ist, wo es zu anderen abgegrenzt ist und was du unbedingt sagen musst. Mache dir dazu ein Mindmap auf einem großen Blatt Papier.
Gliederung erstellen
Erstelle dir eine klare Gliederung deines Vortrags. Üblicherweise gliedern sich Vorträge in Einleitung, Hauptteil und Schluss. Im Hauptteil bringst du deine wesentlichen Informationen zum Thema unter. Diesen Hauptteil musst du oft in kleinere thematische Abschnitte unterteilen.
Zeit festlegen
Für fast alle PowerPoint-Präsentationen gibt es vorher festgelegte Zeitgrenzen, beispielsweise für ein Referat oder für ein Business Meeting. Denke daran, dass man pro Folie etwa drei Minuten spricht. Teile deine Nettozeit durch drei und du bekommst einen Eindruck dafür, wie viele Folien du zur Verfügung hast.
Folien befüllen
Trage nun Schritt für Schritt die Inhalte in deine Folien ein. Fange mit deinen wichtigsten Inhalten an, du kannst Folien zur Einleitung und für den Schluss später noch einfügen, halte dich nicht damit auf. Denke daran, dass pro Folie nur wenige Wörter/Sätze stehen sollten. Erreichst du etwa 15 Wörter pro Folie ist das perfekt. Ganze Sätze sind zumeist nicht üblich.
Einmal laut durchsprechen
Hast du deine Folien im ersten Entwurf erstellt, sprich das Ganze einmal laut durch. Korrigiere, was dir nicht gefällt und nimm dich nochmal mithilfe deines Smartphones auf. Achte auf die Uhr und ob du im Zeitrahmen bleibst.
Probe
Präsentiere das Ganze live oder per Video einer Vertrauensperson und bitte um ehrliches Feedback nach deiner Präsi. Arbeite das ein, wenn erforderlich. Lass deine Vertrauensperson auch deine Präsi Korrektur lesen: Meistens finden vier Augen doch mehr als nur zwei.
Speichern und Drucken
Speichere deine Präsi in verschiedenen Formaten – nicht nur in verschiedenen PowerPoint-Versionen, sondern auch als PDF. Damit bist du bei technischen Problemen immer auf der richtigen Seite. Und: Drucke dir ein Exemplar deines Vortrags aus. Falls die Technik einmal ganz streikt, musst du wenigstens mithilfe deines Ausdrucks präsentieren können.
Daten und Fakten
- In Deutschland werden jährlich über 30 Millionen PowerPoint-Präsentationen erstellt.
- PowerPoint ist Teil des Microsoft Office-Pakets, das weltweit von Millionen von Menschen genutzt wird.
- Die erste Version von PowerPoint wurde im Jahr 1987 veröffentlicht.
- Über 1,2 Milliarden Menschen weltweit nutzen Microsoft Office.
- PowerPoint unterstützt mehr als 40 verschiedene Sprachen.
PowerPoint lernen als Ausländer: Unsere Tipps
Strukturiere deinen Inhalt in der Präsentation
Sobald du an der Präsi arbeiten willst, sollte es dein erster Schritt sein, dass du dir eine klare Struktur deiner Präsentation erstellst: Welche Inhalte sollen rein und in welcher Reihenfolge? Ein Beispiel einer solchen Reihenfolge kann beispielsweise dieses sein:
- Begrüßung / Willkommensfolie (mit deinem Namen)
- Vorstellung als Redner/Rednerin (über dich)
- Benennung des Themas (und vielleicht sagen, was du nicht abdecken wirst)
- Inhaltlichen Aspekt 1 zu deinem Thema
- Inhaltlichen Aspekt 2 zu deinem Thema
- Vielleicht eine Tabelle, ein Diagramm o.ä. zu Aspekt 2
- Inhaltlichen Aspekt 3 zu deinem Thema
- Schlussfolgerungen sowie gegebenenfalls Handlungsempfehlungen
- Folie mit der Aufforderung zur Fragerunde
- Schlussfolie (mit deinem Namen und deinen Kontaktdaten)
Gerade wenn du kein deutscher Muttersprachler bist, hilft dir diese inhaltliche Strukturierung auch bei deiner sprachlichen Umsetzung.
Blende Inhalte Schritt für Schritt ein
Eine der tollen Funktionen und Vorteile von PowerPoint ist es, dass du Informationen schrittweise auf deinen Folien anzeigen kannst: Du kannst also beispielsweise mehrere Wörter hintereinander oder bestimmte Wortgruppen aufeinanderfolgend einblenden.
Du musst also nicht die gesamte Seite gleich auf einmal einblenden. Das schrittweise Einblenden hat einen klaren Vorteil: Dein Publikum kann sich auf bestimmte Wörter oder Wortgruppen konzentrieren und bleibt mit den Gedanken eng an deinem Gesprochenen.
Es wäre daher oft ein großer Fehler, wenn du komplett alle Informationen einer Seite direkt vollständig einblendest. Nutze daher Animationen, um deine Informationen schrittweise auf einer Folie einzublenden und so dein Publikum durch deine Inhalte zu führen.
Mach deine Präsentation kurz und einfach
Meine erste Empfehlung für eine gute PowerPoint-Präsentation ist diese: Mache die Präsentation nicht unnötig kompliziert – nicht im Inhalt und nicht in der Gestaltung. Besser ist es, alles kurz und einfach zu halten. Kein Zuschauer mag eine übervolle Präsentation, in der so viele Infos stehen, dass man das Wesentliche nicht erkennen und verstehen kann.
In den meisten Fällen ist es das beste, nur wenige Informationen zu präsentieren. Erkläre wichtige Infos lieber zusätzlich mündlich und stattdessen mehr mündlich zu erläutern. Die meisten Präsentationen und Vorträge leben vom Referenten oder der Referentin – und nicht von dem, was in einer Präsi geschrieben steht. Mache also die Präsentation zum Teil deiner Choreografie und halte sie kurz und bündig.
Klar ist: Je mehr Text du in deine Präsi schreibst, desto eher kann sich auch ein Fehler einschleichen. Kurzer Text heißt meist weniger Fehler.
Zeitliche Grenzen einer Präsentation mit PowerPoint
Pro PowerPoint-Folie solltest du etwa drei Minuten sprechen. Es kann auch mehr sein, aber selten weniger. Vermeide schnelles Klicken durch deine Folien – die Zuschauer sollen in den meisten Fällen deine gesprochenen Botschaften hören und nicht nur an der Wand lesen.
Wenn du also in deinem Vortrag 30 Minuten sprechen sollst, dann solltest du nicht viel mehr als zehn Folien haben. Das ist natürlich nur eine Empfehlung und hängt immer auch vom konkreten Inhalt ab. Sicher ist jedoch, dass beispielsweise 1 Folie pro Minute deutlich zu viel wäre.
Weniger Animationen sind besser
Animationen, Tabellen und Bilder sind eine optische Bereicherung in Präsis. Vielfach sind sie zwingend erforderlich und manchmal machen sie sie auch längere Informationsabschnitte kurzweilig und lockern deine Inhalte auf. Du solltest es aber dennoch mit diesen Elementen nicht zu sehr übertreiben.
Vor allem Animationen wie einfliegende Fotos und Texte sind nicht das Wesentliche in deiner Präsentation und sie sollten auch nicht vom Inhalt ablenken. Eine gute Animation fügt sich in ihrer Gestaltung und Dauer gut in deine Choreographie ein und lenkt die Zuhörerinnen und Zuhörer nicht vom Kern deines Inhaltes ab.
Diagramme und ähnliche Inhalten sollen das Gesagte immer unterstützen und im engen Zusammenhang damit stehen, sie sollen nie im optischen oder inhaltlichen Widerspruch dazu stehen und sollten auch nie von deinem gesprochenen Wort ablenken.
Schriftarten: Nutze höchstens drei Größen!
In einer guten Präsi sollte es ausreichen, nur eine einzige Schriftart zu verwenden (es sei denn, du bist in der Werbebranche oder Designer und bist Experte auf diesem Gebiet). Hintergrund dieses Tipps ist es, dass verschiedene Schriften eine höhere Aufmerksamkeit des Publikums erfordern und damit auch vom Wesentlichen deiner Präsentation ablenken. Solange du also nicht Schriftarten verkaufst oder selbst Designer bist, solltest du daher in deinen Designs nur auf eine oder höchstens zwei Schriftarten zurückgreifen.
Auch die Größe der von dir eingesetzten Schriftart solltest du nicht unendlich verändern. Biete deine Inhalte am besten in zwei oder maximal drei verschiedenen Größen an. Lege dich von vornherein beispielsweise auf eine Überschriftengröße von 24 Punkt und eine Textgröße von 16 Punkt fest. Behalte das dann bei.
Schreibe nur 15 Wörter pro Folie
Wenig ist für Zuhörerinnen und Zuhörer schlimmer als überfrachtetes Präsentieren. Quetsche bei der Erstellung nicht so viel Text hinein, dass man kaum mit dem Lesen hinterher kommt. Eine gute Folie kommt mit maximal 15 Wörtern aus.
Diese 15 Wörter sind ein Erfahrungswert für eine leicht verständliche Informationseinheit. Generell gilt folgende Regel: Je weniger Informationen du auf die Folien bringst desto besser. In der Regel musst du keine vollständigen Sätze und auch keine Wortgruppen verwenden – einzelne Stichwörter reichen hier vollkommen aus.
Gehe immer auch davon aus, dass nicht alle Zuschauerinnen und Zuschauer in der ersten Reihe sitzen und es auch Personen gibt, die deine Präsentation von weiter Ferne verfolgen müssen. Je weniger Text du auf eine Seite bringst, desto größer kannst du die Wörter schreiben und damit das Nutzererlebnis verbessern.
Natürlich kannst du neben Text auch beispielsweise ein Foto oder Video einfügen. Denke aber daran, es auch hier nicht zu übertreiben: in der Regel sollte ein Foto oder eine Animation pro Seite ausreichend sein. Ausnahmen können natürlich im technischen oder wissenschaftlichen Bereich bestehen.
Nicht alle Folien immer anzeigen
Wenn du mit einer Präsentation öfter vor verschiedenen Zielgruppen auftreten möchtest, dann solltest du die Präsi auf das jeweilige Publikum anpassen. Länge, Texte, Gestaltung: Alles dies variiert je nach Vortrag.
Wenn du deinen Vortrag entsprechend anpasst, kannst du die interessante Funktion “Folien ausblenden” nutzen. Damit werden diese Seiten nicht mehr beim Vortrag angezeigt, die Folien selbst bleiben aber in deiner Präsi enthalten. Damit behältst du immer eine aktuelle Version deiner Datei und verlierst nicht so schnell den Überblick.
Extra Folien für Erklärungen
Bei den meisten Vorträgen wird das Publikum Fragen stellen. Dazu kann es hilfreich sein, wenn du ein paar erklärende Folien in der Hinterhand hast.
Dazu kannst du einige weitere Seiten hinter deine Abschlussfolie legen. Sie werden nicht im Hauptvortrag angezeigt, aber du kannst sie bei Fragen hervorholen. Beispielsweise kannst du hier Fotos, Tabellen, Details oder Ergänzungen vorbereiten, von denen du erwartest, dass hierzu Fragen auftauchen.
Noch mehr Tipps und Tricks zu PowerPoint geben wir dir im zweiten Teil, den du in Kürze hier abrufen kannst.
Wo kann ich Kurse zu PowerPoint nehmen?
Du kannst im Internet eine Reihe von Anbietern finden, die PowerPoint-Kurse oder Weiterbildungen mit PowerPoint-Anteilen anbieten. Neben Volkshochschulen findest du PowerPoint-Kurse auch im Kursnet. Wenn du hierüber auswählst, kannst du eventuell auch eine Förderung durch die Arbeitsagentur bekommen.
Für Online-Kurse gibt beispielsweise auch diese Möglichkeiten*:
Bist du bereit für PowerPoint?
Bevor du dich mit PowerPoint beschäftigst, ist es wichtig zu überlegen, ob du die geeigneten Voraussetzungen mitbringst und ob das Arbeiten mit der Präsentationssoftware zu deinen persönlichen Stärken und Interessen passt. Beantworte die folgenden Fragen, um deine Eignung für den Umgang mit PowerPoint zu überprüfen.
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