Excel online lernen: Was musst du beachten?

Excel ist eine in Deutschland und weltweit verbreitete Software für Unternehmen. Mit Excel kannst du Zahlenwerte erfassen, bearbeiten und berechnen. Wenn du in Unternehmen oder der Verwaltung arbeitest, wird Excel sehr wahrscheinlich eingesetzt. Wie kannst du Excel online lernen und was musst du dabei beachten?

Brauchst du überhaupt Kenntnisse in Excel?

Frage dich zuerst ehrlich, ob du überhaupt Kenntnisse in Excel brauchst und wie detailliert du das Programm kennen musst. Wie kannst du diese Frage beantworten?

Nun, in den meisten Fällen wird wird die Software eingesetzt, um Zahlen zu berechnen und Grafiken auf Grundlage dieser Zahlen zu erstellen. Entweder werden diese dann direkt aus Excel heraus genutzt oder sie werden in andere Programme übergeben.

Beispielsweise setzen Unternehmen Excel ein, um:

• Berechnungen durchzuführen, die dann als Zahlenwerte in Serienbriefe in eine Textverarbeitung eingefügt werden (beispielsweise Rechnungen)
• Diagramme zu erstellen, die dann in PowerPoint oder andere Programme eingefügt werden (beispielsweise Verkaufszahlen)
• Bestellübersichten oder Lieferscheine zu erstellen und per Mail versenden. 

Häufige Anwendungsgebiete der Software sind im Unternehmen vor allem diese Bereiche:

• Disposition (beispielsweise Ladungsberechnung und Abrechnungen in der Logistik) 
• Buchhaltung (Kontrolle von Vollständigkeiten, Rechnungsübersichten)
• Qualitätssicherung (Checklisten und Checkpunkte anlegen und Status dokumentieren)
• Auftragsmanagement (Übersicht zum Fertigungsfortschritt in unterschiedlichen Abteilungen)
• Auch der Kundenservice setzt das Programm häufig für Prozesse inhouse ein.

Möchtest du also in diesen Bereichen arbeiten, eine Ausbildung machen oder ein Duales Studium beginnen, dann solltest du wahrscheinlich Excel online lernen.

Beherrschst du Excel, dann:

• bekommst du vielleicht eher einen Ausbildungsplatz oder Job als andere
• kannst du dich schneller einarbeiten und bessere Leistung abliefern
• erhältst du durch die Kolleginnen und Kollegen sicher höhere Wertschätzung
• kannst du einen guten Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten.

Worin genau unterscheiden sich Excel und Word?

Excel und Word sind beide Teil des Softwarepaketes “Office”. Sie sind in ihrer Handhabung sehr ähnlich und arbeiten gut zusammen. Wenn du mit der Textverarbeitung von Microsoft schon arbeiten kannst, wirst du dich auch Excel sehr schnell und gut zurecht finden.

Excel ist dabei zum Arbeiten vor allem mit Zahlen ausgelegt (beispielsweise Geldsummen, Bestellübersichten, Inventare). Die Textverarbeitung von Office ist hingegen eher auf die Bearbeitung von Texten ausgelegt, beispielsweise Briefe, Bücher, Produktbeschreibungen. 

Anders als mit einem Programm zur Textverarbeitung kann man mit Excel einfacher verschiedene komplexe Kalkulationen von Zahlenwerten durchführen. Da die Informationen hier in Tabellen sowie Blättern speichert werden, zählt das Programm in die Kategorie “Tabellenkalkulation”.

Damit bestehen zwischen Word und Excel die folgenden Unterschiede:

• die Textverarbeitung speichert Texte und Zahlen im Fließtext (Textblöcke oder Tabellen), während Excel Zahlen und Texte in Zellen speichert
• die Textverarbeitung Word arbeitet mit nur einem Textblatt in einer Datei – und man kann mehrere Datei öffnen. In Excel kannst du auch mehrere Dateien parallel öffnen, diese haben aber jedoch auch zusätzlich mehrere “Blättern” in jeder Datei – auf jedem Blatt gibt es dann Spalten und Zeilen
• Word arbeitet mit Seitenzahlen, Zeilenzahl und Zeichenzahl. In Excel ist jede Zelle genau durch eine Adresse definiert (beispielsweise Zelle AK17 für eine Spalte AK in der Zeile 17)

Gemeinsam haben diese Programme aus der Office-Familie unter anderem:

• viele ähnliche Elemente in der Bedienoberfläche und ähnliche Benennungen von Funktionen
• Verwendung von Makros und VBA
• Möglichkeit zur Speicherung von Daten in der Cloud

Excel kann für dich dann oft schneller erlernbar sein, wenn du bereits Word kennst. Umgekehrt gilt: Wer du deine Kenntnisse in der Tabellenkalkulation ausbaust, kannst du oft auch in der Textverarbeitung von Microsoft besser arbeiten.

Excel online lernen: Fragen und Antworten

Training in Excel: Das musst du wissen

Ein spezielles Training hat den Vorteil, dass du durch gute Lehrkräfte auch konkrete Anwendungsfälle und Lösungen aus der Wirtschaft kennen lernst. Viele Nutzerinnen und Nutzer legen hohen Wert darauf, nicht nur theoretisches Wissen zu erwerben, sondern auch konkrete Anwendungsfälle.

Auch wer sich nur mit älteren Versionen des Programms auskennt, braucht oft etwas länger, um sich in der aktuellen Version zurechtzufinden.

Mache dir also zu Beginn klar, wo du genau stehst, wo du hinwillst und wie die Software dir dabei helfen kann.

Für viele ist eine Weiterbildung in Excel online sehr geeignet, denn sie hat folgende Vorteile:

• keine Zeiten für An- und Abreisen – oder du musst den Arbeitsplatz oder das Zuhause nicht verlassen
• du kannst dich zu beliebigen Zeiten weiterbilden: Es bestimmen nicht die Termine eines Anbieter bestimmen dein Lernen – sondern dein eigener Zeitplan
• auch am Wochenende, abends oder sogar an Feiertagen kannst du jederzeit eine Weiterbildung Excel online besuchen

Ein weiterer Vorteil, wenn du Excel online lernst: du kannst das Training bequem mitschneiden kannst. Speichere dir das Lernvideo auf deinem Smartphone und schaue es dir später an, wenn du Excel anwenden musst.

Was sollte ich in Kursen lernen?

Die individuelle Anforderung an ein Training kann natürlich sehr speziell sein: Bei manchen Aufgaben kann es beispielsweise durchaus ausreichend sein, Dateien zu öffnen, Texte und Werte einzutragen, die Mehrwertsteuer (MwSt) zu berechnen, die Datei wieder zu speichern und sie ggf. per Mail zu versenden.

In anderen Positionen steht das Anlegen von Diagrammen und Formatierungen von Layouts im Vordergrund. Richtig ans Eingemachte geht es dann, wenn es um die Anbindung an Datenbanken geht. Auch die Programmierung von Makros oder VBA ist komplex.

Natürlich kannst du deine Kenntnisse auch in pauschalen Lehrgängen erlernen: hier wird dir oft eine große Menge an Wissen beigebracht. Viele Anwenderinnen und Anwender, die das Programm nutzen wollen, haben jedoch gar keine Möglichkeit, Termine für einen intensive Lehrgang am Block freizumachen. 

Sinnvoller kann es in diesen Fällen erst einmal sein, wenn du dir zunächst ein paar Stunden lang einen möglichst flexiblen Online-Kurs wählst. So kannst du zu Beginn nur die Funktionen erlernen, die du auch wirklich zum Arbeiten benötigst. Du musst nur kennen, was du auch wirklich brauchst.

 Prüfe, ob deine Kurse für Excel online dir mindestens das Folgende beibringen:

• Check von korrekten Berechnungen / Formeln in Tabellenblättern
• Berechnung der MwSt (beispielsweise auch die MwSt über ganze Spalten berechnen)
• Berechnung von Versandkosten und Versand von Angeboten per Mail
• Bedingte Formatierung einrichten
• Aufsplittung / Aggregierung einzelner Posten von Kosten bei großen Inhaltsmengen.

Was jeder in einem Excel online Kurs lernen sollte

Unabhängig von deinen individuellen Wünschen: Grundsätzlich sollte sicherlich jede Anwenderin und jeder Anwender die folgenden zehn Grundlagen erlernen:

1. Excel auf einem PC finden und starten können
2. Excel-Datei öffnen und ein bestimmtes Tabellenblatt finden
3. Daten eingeben und ändern und Formeln berücksichtigen
4. Breite einer Spalte und Höhe einer Zeile anpassen
5. Nachkommastellen anpassen, Währung formatieren
6. Daten auswählen und grundlegende mathematische Operationen mit Werten
7. Die Mehrwertsteuer (MwSt) berechnen – beispielsweise bei ausgewählten summierten Feldern
8. Einfache Diagramme erstellen aus ausgewählten Daten erstellen
9. Den Druckbereich festlegen zum Ausdruck
10. Daten direkt aus der Anwendung per Mail versenden

Diese wesentlichen Grundlagen kannst du auch als auch Anfänger in nur wenigen Stunden beispielsweise über Youtube erlernen. Damit bist du schnell und kostenlos in der Lage, die wichtigsten Aufgaben mit der Software zu erledigen.

Für viele Jobs reichen diese Grundlagen jedoch nicht aus und du brauchst erweitertes Wissen.

Was sollte ich als Fortgeschrittene/r in einem Excel online Kurs lernen?

Fortgeschrittene sollten mindestens die folgenden Grundlagen beherrschen:

1. Zahlen aus einer Tabelle einer PDF-Datei, einer Textverarbeitung oder aus Datenbanken importieren
2. Zahlen filtern und sortieren
3. Spalten und Zeilen ein- und ausblenden
4. Formeln verstehen, prüfen und ggf. ändern
5. Bedingte Formatierung
6. Arbeit mit Pivot Tabellen und Pivot Charts
7. dynamische Ausgaben aus Excel nach PowerPoint
8. Dynamische und statische Diagramme anlegen und diese in andere Anwendungen exportieren/verknüpfen
9. Erkennen, ob eine Datei Makros verwendet, diese finden und ggf. prüfen und ändern
10. Dateien, Blätter oder Zellen sperren und entsperren

Brauche ich Kenntnisse in Excel VBA?

VBA bedeutet ‘Visual Basic for Applications’ und ist eine Programmiersprache, die speziell zur Nutzung in den Programmen von Microsoft Office entwickelt wurde. Eine solche Programmierung macht man dann, wenn man wiederkehrende Prozesse automatisch durch den Computer erledigen lassen will, beispielsweise eine automatische Berechnung aus verschiedenen Faktoren nach unterschiedlichen Regeln. Die können auch Berechnungen sein, die über die Fähigkeiten von Pivot hinausgehen.

Visual Basic for Applications nutzen meistens nicht die Anwenderinnen und Anwender, die mit der Anwendungssoftware zur Dateneingabe und Auswertung arbeiten, sondern eher Entwickler in größeren Unternehmen, die als Excel-Experten arbeiten.

Wenn du bereits eine Programmiersprache beherrschst, dann kannst du VBA innerhalb kurzer Zeit lernen. Wie schnell das geht, hängt von deinen Vorkenntnissen und deiner Lerngeschwindigkeit ab.

Wie finde ich den perfekten Anbieter, um Excel online lernen zu können?

An welchem Ort lernt man am besten?

Deine persönlichen Umstände und Wünsche sowie ggf. die Möglichkeiten deines Arbeitgebers entscheiden über den Ort, an dem du die Tabellenkalkulation am besten lernen kannst.

Manch einer lernt lieber auf dem Weg zur Arbeit oder zur Uni und manche lernen lieber in einer Klasse oder zu Hause auf dem Sofa.

Grundsätzlich bestehen folgende Optionen:

Kostenlose Excel online Kurse

Kostenlose Excel online Kurse findest du hier:

• Auf Youtube gibt es viele sehr gute Kurse zu Excel online.
• Besonders gute und reichhaltige Kurse findest du auf Youtube auf Englisch.
• Hast du ein Abonnement von Skillshare oder ähnlichen Angeboten, sind hier ebenfalls Kurse enthalten.
• Viele Schulen, Berufsschulen und Universitäten bieten Kurse zu Excel an, die oft kostenlos sind.

Kostenpflichtige Excel-Kurse

Kostenpflichtige Excel-Kurse gibt es bei vielen verschiedenen Anbietern – sowohl vor Ort als auch online. Über die Arbeitsagentur kannst du dir solche Kurse übrigens auch fördern lassen – suche dazu einen Anbieter über Kursnet heraus.

Möglichkeiten für solche Weiterbildungen sind beispielsweise:

• Kurse vor Ort in den Räumen einer Bildungseinrichtung
• Schulung am Arbeitsplatz während der Arbeitszeit (online oder durch Trainer)
• Weiterbildung zu Hause (oder von unterwegs) online
• Schulung beim Arbeitgeber durch einen Anbieter (Termine inhouse)

Schneller kommt man daher oft mit einem speziell zugeschnittenen Seminar oder einem Kurs voran – entweder als Schulung inhouse direkt im Unternehmen oder als Training online.

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